【仕事】「断る」のが苦手な人へ。仕事の優先順位を上司と一緒に決める伝え方
こんにちは。
茨城県の水戸市、つくば市周辺で就労支援を行っている「ブルーム」のブログ担当です。
6月11日、木曜日。
職場で上司や先輩から「これも急ぎでお願いできる？」と新しい業務を頼まれたとき、断るのが苦手でつい何でも「はい、大丈夫です！」と引き受けてしまうことはありませんか？
「すでに手持ちの仕事がいっぱいでパンクしそうなのに、言い出せない(>_<)」
「断ったら『やる気がない』『仕事ができない人』と思われそうで怖い」
「無理をして引き受けた結果、どれも中途半端になってミスをしてしまった......」
以前のブログでは「『すみません』ではなく『ありがとうございます』と言い換える」といったクッション言葉や対人コミュニケーションの工夫についてお話ししましたが、今回は少し視点を変えてみましょう。
ここでの課題は、上手な断り方のセリフを覚えることではありません。「業務量を調整するために、仕事の優先順位を上司と一緒に決める」という実務的な相談スキルです。
仕事を頼む側の上司は、あなたが今どれだけのタスクを抱えているかを100%把握できているわけではありません。だからこそ、自分の状況を正確に伝えて「どちらを先にやるべきか」の判断を上司に委ねる（仰ぐ）のが、社会人として最も確実で、お互いに気持ちの良い進め方になります(^^)
◆ 角を立てずに業務量を調整する「3つのステップ」
新しい仕事を頼まれてキャパシティを超えそうになったら、ただ「できません」と拒絶するのではなく、次のステップで話を持ちかけてみましょう。
（1） 引き受ける姿勢を最初に見せる
まずは「分かりました」「ありがとうございます」と、一度相手の依頼を前向きに受け止めます。最初から「無理です」と言ってしまうと角が立ちますが、「やる意思はある」と示すだけで上司の受け取り方はガラリと変わります。
（2） 今抱えている「具体的な数字と状況」を並べる
次に、自分が今持っている仕事を正直に伝えます。このとき「忙しいです」という曖昧な言葉ではなく、「現在、〇〇の書類作成をやっておりまして、予定では今日の15時までかかる見込みです」と、具体的なタスク名と時間を伝えるのがポイントです。
（3） 「優先順位の判断」を上司にお願いする
状況を伝えた上で、最後の仕上げとして上司にこう相談してみます。
「今頼まれた業務を先に進める場合、こちらの書類作成は明日以降に回してもよろしいでしょうか？ どちらを優先すべきか、ご指示をいただけますと助かります」
いかがでしょうか。これなら「仕事を断っている」のではなく、「仕事を確実に終わらせるために、上司の指示を仰いでいる」という大変前向きな相談になります。上司から見ても、「スケジュール管理がしっかりできる、信頼できる部下だな」という印象につながります。
◆ ブルームは「上司に相談する練習」を日常的に行っています
いかがでしたでしょうか。
「そうはいっても、実際の職場で上司を前にすると緊張して言葉が出なくなりそう(>_<)」
「自分の抱えている仕事量を、どうやって整理して伝えたらいいか分からない」
就労移行支援事業所ブルームでは、水戸、つくばの各教室において、皆さまが就職した後にこうした「業務調整の相談」を一人で抱え込まずにできるよう、日々の訓練を通じて練習を重ねています。
・訓練中にあえてスタッフから複数の課題を提示し、皆さんが「どちらから手をつければいいですか？」と質問するリアルな疑似体験。
・自分の持っているタスクを視覚的に整理し、上司（スタッフ）に見せるための「やることリスト」の作成・活用練習。
・「こんな上司だったらどう話す？」など、個々の不安に合わせた個別面談でのロールプレイング（役割演技）。
私たちの教室は、どんな無理難題も一人で耐え抜くタフな人を育てる場所ではありません。「自分の限界の一歩手前で周囲にSOSを出し、上司と一緒に仕事をコントロールしていく技術」を身につけ、安心して長く働き続けるための土台を作る場所です。
木曜日の今日。もし日々の訓練や生活の中で「やることが多くて整理がつかないな」と感じたら、まずは目の前のスタッフに「どれから進めるのが良いですか？」と、一言相談してみることから始めてみませんか。
皆さまが無理のないペースで、心穏やかに過ごせるよう応援しております。
■ 茨城県水戸市、つくば市周辺にお住まいの方
■ 精神障害、発達障害、知的障害などにより, 働くことに困難を感じている方
まずはお気軽にご相談ください。
◎見学や個別相談は無料です。
あなたからのご連絡を、スタッフ一同心よりお待ちしております。
